Diagrama de Gantt en Excel – Parte 2

En esta ocasión seguiremos con la elaboración del diagrama de Gantt iniciado en la publicación anterior. Abre tu archivo de trabajo para poder continuar. Una vez abierto tu archivo ubícate sobre la gráfica y haz clic sobre el eje vertical y posteriormente haz clic derecho sobre el mismo para mostrar el menú alterno y seleccionar la opción Dar formato a eje.

Gantt2-1Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje. Y deberás asegurarte de seleccionar la opción Categorías en orden inverso:

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Ahora quitaremos el relleno de la primera serie de datos. Selecciona cualquier columna de la primera serie de datos (en el ejemplo son las barras de color azul) y haz clic derecho para seleccionar la opción Dar formato a serie de datos:gantt2-3

En la sección Relleno asegúrate de seleccionar la opción Sin relleno:

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Ahora remueve las leyendas del gráfico para dar mayor espacio a las barras:gantt2-5

Tu gráfica en este punto debe observarse como la siguiente:gantt2-6

Sólo nos resta adecuar el eje horizontal para no tener tanto espacio libre a la izquierda de las barras. La primera actividad en iniciar es la actividad A y para colocar dicha barra justo al inicio del eje debemos obtener el valor numérico de su fecha de inicio. El valor numérico lo puedes conocer haciendo clic derecho sobre la celda con la fecha de inicio para dicha actividad, elegir la opción Formato de celda y cambiar temporalmente la opción de Categoría a Número:

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Sin hacer clic en el botón Aceptar puedes observar en la sección Muestra que el valor numérico para esa fecha es 40544. Anota ese número porque lo colocaremos como valor de inicio en nuestro gráfico. Cierra el cuadro de diálogo Formato de celdas y selecciona las etiquetas del eje horizontal y haz clic derecho para seleccionar la opción Dar formato a eje:

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Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje y en la sección Mínima selecciona la opción Fija y coloca el valor numérico de la fecha de la actividad A que acabamos de obtener (en nuestro ejemplo es el valor 40544):

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Este cambio hará que se elimine el espacio en blanco que existía a la izquierda de las barras. Antes de cerrar el cuadro de diálogo modificaremos un poco las etiquetas del eje horizontal. Para eso ve a la sección Número y selecciona la categoría Personalizado e introduce el Código de formato dd/mm y pulsa el botón Agregar. Esto dará una mejor visibilidad a las fechas mostradas en el eje horizontal.gantt2-11

Cierra el cuadro de diálogo y deberás tener un diagrama idéntico al mostrado al inicio de este tutorial:

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Puedes aplicar varias mejoras a este gráfico como mostrar dentro de cada barra el nombre de la actividad ó tener más detalle en tu gráfico como agregar una columna de datos adicional para mostrar el número de personas dedicadas a cada actividad. Este ha sido sólo un ejemplo para mostrarte una alternativa de cómo crear un diagrama de Gantt en Excel.

 

Diagrama de Gantt en Excel – Parte 1

El diagrama de Gantt es una excelente herramienta para visualizar la secuencia de actividades de un proyecto. Existen herramientas especializadas como Microsoft Project, pero en más de una ocasión me he encontrado en una situación en la que no se tiene instalado Microsoft Project y aun así es necesario compartir la información con otra persona. Una alternativa es utilizar Excel.

Gantt1

 

Como puedes observar, nuestra tabla de datos tiene información sobre las actividades, la fecha de inicio y su duración. En base a esa duración se calcula la fecha final simplemente haciendo una suma de la columna inicio y la columna duración.

Para crear el diagrama de Gantt en Excel es necesario seguir los siguientes pasos. Suponiendo que partimos de una hoja de Excel donde solamente tenemos la tabla de datos, haz clic sobre una celda vacía y selecciona el comando Barra dentro de la ficha Insertar y posteriormente selecciona la opción Barra apilada.

Gantt2

 

Esta acción insertará un gráfico en blanco al cual daremos formato a continuación. Haz clic derecho sobre el gráfico vacío y selecciona la opción Seleccionar datos. Se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

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En este cuadro de dialogo agregaremos las dos series de datos del gráfico. Así que haz clic sobre el botón Agregar y para la primer serie elige como valores de la serie a los datos de la columna Inicio:

Gantt4

 

Haz clic sobre Aceptar y se habrá creado la primera serie de datos. Solo necesitamos modificar las etiquetas del eje horizontal, por lo que deberás hacer clic sobre el botón Editar en la sección Etiquetas del eje horizontal: Esto abrirá el cuadro de diálogo Rótulos del eje, y deberás seleccionar la columna de Actividades y finalmente hacer clic en el botón Aceptar.

Ahora sólo resta agregar la segunda serie de datos con la información de duración de cada actividad. Haz de nuevo clic sobre el botón Agregar y en el cuadro de diálogo Modificar serie selecciona los datos de la columna Duración:

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Para esta segunda serie también será necesario editar las etiquetas del eje horizontal y seleccionar los datos de la columna Actividades tal como lo hicimos para la primera serie. Al finalizar tendrás un gráfico como el siguiente:

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En la siguiente publicación continuaremos y finalizaremos este diagrama de Gantt en Excel.

 

 

Tutorial Excel 2010: Fórmulas en Excel

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Las fórmulas en Excel son el medio por el cual podemos indicar a la herramienta la manera de realizar un cálculo. Todas las fórmulas en Excel deben iniciar con el símbolo igual (=) o de lo contrario Excel interpretará la fórmula como un simple texto.

Las fórmulas en Excel siempre están formadas por una combinación de los siguientes cinco elementos:

  1. Operadores: Los operadores son los símbolos  ue representan las operaciones como la suma (+), la resta (-), la multiplicación o la división (/).
  2. Valores: Las fórmulas trabajan con valores los cuales pueden ser numéricos o de texto. Los valores de texto deben estar siempre encerrados por dobles comillas.
  3. Paréntesis: Los paréntesis nos ayudan a controlar el orden en que se evalúan las expresiones dentro de una fórmula.
  4. Referencias de celda: En lugar de especificar los valores en una fórmula podemos indicar la referencia de la celda que contiene el valor que deseamos incluir en el cálculo.
  5. Funciones: Una función es un procedimiento que ya está incorporado en Excel y que realiza un tipo de cálculo específico. Algunos ejemplos de funciones son: SUMA, PRODUCTO, PROMEDIO, HORA, etc

Para ingresar una fórmula será suficiente con introducir el símbolo igual (=) en la barra de fórmulas y Excel sabrá que hemos comenzado a introducir una fórmula. Para aquellas fórmulas en Excel que contienen referencias de celda existen tres maneras de indicar dichas referencias: de forma manual, con el teclado o con el ratón.

  • Manual: Si decidimos ingresar las referencias en forma manual seremos responsables de colocar la dirección correcta de cada celda o de lo contrario obtendremos un mensaje de error.
  • Con flechas del teclado: La otra alternativa que tenemos para ingresar referencias de celda dentro de las fórmulas es utilizando las flechas del teclado. Cuando llega el momento de indicar una referencia dentro de una fórmula, en lugar de escribir la referencia, nos movemos con la flechas del teclado sobre la celda que deseamos incluir en la fórmula y Excel insertará la referencia en la fórmula.
  • Con el ratón: También podemos introducir una referencia utilizando el ratón con solo hacer clic sobre cada celda que necesitemos incluir en la fórmula.

Sin importar el método que utilices para ingresar una fórmula será necesario pulsar la tecla Entrar al finalizar o hacer clic sobre el botón Introducir de la barra de fórmulas. Si por el contrario quieres cancelar la introducción de la fórmula puedes hacer clic en el botón Cancelar de la barra de fórmulas o simplemente pulsar la tecla Esc.

Curso en excel 2010

Hoy en día son muchas las opciones de éxito que hay en el mundo y éstas crecen cada vez más cuando entra en juego el manejo de una herramienta tan potente como es Excel, hay diversas maneras de aprender el funcionamiento de esta aplicación, una de ellas son los cursos, tanto in si tu como a distancia, cualquiera de las dos formas es una buena opción para aprender y más cuando estamos a la vanguardia de la información. Un curso de excel es aquel donde aprendes las diferentes maneras de utilizarlo; abarca fórmulas, formularios, gráficos, macros, cálculos financieros, tablas dinámicas y un sin fin de diversas opciones que pueden ayudarle a hacer una variedad de actividades, no sólo financieras sino también juegos y aplicaciones lógicas. Los cursos de excel 2010 le pueden ayudar a desarrollar esas capacidades de análisis que están escondidas en su mente y al mismo tiempo le permite ayudar a otras personas en algún momento determinado. En la actualidad son muchas las empresas, tanto grandes como medianas y pequeñas, que dependen de está poderosa herramienta ya que les ayuda en sus operaciones de administración y al mismo tiempo facilita las tareas que tienen cierta connotación en términos financieros y a la resolución de problemas, tanto internos como externos. Al momento en que usted pueda hacer un curso en excel y desarrolle sus habilidades en esa aplicación podrá tener la capacidad de crear diversas rutinas en excel que le permitirán ahorrar tiempo en horas hombre y al mismo tiempo usted será uno de los principales beneficiados ya que podrá tener un tiempo extra para distraerse y hacer otras actividades que antes no hacia. Actualmente hay una gran demanda de información en donde las aplicaciones desarrolladas en excel pueden marcar la diferencia, asi mismo se puede aprovechar esta herramienta con el fin de satisfacer las necesidades de aquellos empresarios e inversionistas que aún no conocen el gran potencial que hay detrás de ella. Son muchas las opciones de desarrollo que le están esperando a la vuelta de la esquina, sólo basta que usted mismo se termine de convencer para que comience a aprender y a capacitarse con los cursos de excel que se dictan en diferentes horarios y con muchas comodidades que le permitirán crecer en grande. Anímese, de el primer paso y aprenderá muchas cosas que de ahora en adelante le servirán de gran manera en su vida personal y carrera profesional.–

Como aprender Excel

 Las computadoras han reemplazado a la máquina de escribir como la herramienta por excelencia del modelo de negocio del nuevo milenio. Muchos empleadores exigen a los empleados potenciales ser competentes en el procesamiento de textos y la creación de hojas de cálculo. Agregar conocimientos de fluidez en la informática a tu currículum y habilidades te hace más comercial y accesible para la comunidad global. Puedes rápida y fácilmente  los conceptos básicos de Excel desde tu propia computadora personal, lo que permite la máxima retención y ejecución eficientes Habilidades de las habilidades presentadas y enseñadas mediante esta pagina.

Instrucciones

1.  Ve uno de los muchos vídeos de YouTube disponibles sobre el uso de Excel. Esta es probablemente la manera más rápida y fácil de aprender el programa. Ve al sitio de YouTube y escribe una consulta para “Como Aprender Excel” en el cuadro de búsqueda en la parte superior de la pantalla. Decenas de videos están disponibles para guiarte a través de los conceptos básicos de Excel. Esta opción es ideal, ya que te permite pausar y rebobinar el vídeo tantas veces como sea necesario para asegurarte de que comprendes todos los pasos que se enseñan.

2.  Buscar tutoriales de Excel en la Web. Escribe “Como Aprender Excel” en el cuadro de búsqueda en la pantalla y selecciona la opción que se ajuste a tus necesidades. Esta es otra excelente opción para el entrenamiento en Excel rápido y fácil. Toma notas sobre lo que ves y practica a tu propio ritmo.

3.  Pídele a tus amigos, un familiar o un compañero que te muestre los elementos básicos de Excel. Los miembros de la familia sabrán que tu estilo preferido de aprendizaje y el nivel de aptitud con tu equipo mejor que nadie. Los amigos y compañeros de trabajo son un recurso excelente para aprovechar las habilidades específicas que necesitas en tu entorno laboral. También te pueden mostrar los accesos directos de teclado que aumentan la velocidad y la eficiencia.

4.  Ve a tu biblioteca local y pídele al bibliotecario en turno que te ayude a encontrar libros que enseñan los conceptos básicos de Excel. La biblioteca debe tener una amplia selección de libros de los que puedes elegir. Asegúrate de que el libro está escrito para Excel 2010 y tiene capítulos sobre los temas específicos que deseas aprender. Selecciona un libro que tenga paso a paso y fotografías claras que muestren lo que te está enseñando.